Notas de reuniones. Modelo

Aquí dejo mi modelo y comentario, para las notas de las reuniones de seguimiento de los proyectos que vengo utilizando desde hace un tiempo ya.

Desarrollé éste modelo para mis trabajos en León con distintas promociones. Mi primera intención era dejar constancia de los temas que se trataban y también conseguir cierto orden en las exposiciones y asignaciones de tareas.

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Cuando salí de FCC ella por el año 1996 esta obligación con modelo suministrado (a mi no me convencía y no lo tengo a mano) se estaba asentando.
Yo, más que una típica notas de reunión, quería hacer una especie
de acta de lo acontecido con asignación de temas y tareas, y asegurarme de la revision de temas pendientes, y que figurasen las fechas de cuando salían los temas. Funcionó bien y la gente se acostumbró rápido al proceso, haciendolo eficaz.
Luego he añadido cuestiones de colores y otros códigos, pero en eso me intento adaptar a cada caso concreto, dentro de una norma.

En el encabezado es lo típico. Nada que comentar.

En cuanto a los asistentes he terminado por desarrollar una lista larga (añadiendo a la gente a medida que pasaban por alguna reunion) tachando los no presentes, y dando notas por si alguien se ausentaba o se incorporaba.

Revision de temas pendientes. Esto es lo básico para mi. SIEMPRE empiezo por ello y por riguroso orden. De ese modo la gente enseguida se da cuenta de que las reuniones hay que revisarlas y prepararlas, y aprende que el punto va a salir y salir y salir hasta que no se resuelva. Consta la fecha primera en que el tema salió y quien tenía que realizar la tarea en ese momento.
Si los temas siguen vivos se añaden de nuevo al final y se coloca el agente que tiene que realizar la tarea en ese momento futuro. Si se cierran el item se cancela y ya no aparece más.

Luego se hace una descripción de los temas en marcha. Se puede hacer con más o menos detalle. Eso queda a voluntad.

Luego la reunion se abre para comentar temas nuevos. La gente enseguida se acostumbró a preparar su lista de temas a tratar y en llegando a este punto yo voy cediendo la palabra para ir tratando temas. Puede que se resuelven sobre la marcha o puede que haya que pensarlos o crear una reunion paralela. Estas reuniones no pueden eternizarse y ademas hay que tener en cuenta que al haber más gente implicada tampoco se trata de hacer emplear tiempo a quien no tiene porque dedicarlo. Ojo a esto.

Visto lo cual la reunión se cierra y, si a lugar, se fija la reunion siguiente en tiempo y espacio. De ese modo la gente sabe a que atenerse.

Luego aparece el listado de tareas pendientes a partir de ese momento.

En Leon tuve que añadir un ultimo punto de decisiones tomadas, es un histórico. Lo hice porque me tocó un contratista que estaba sacando y re-sacando temas una y otra vez, y siempre argumentaba que las cosas no se le habían decidido a tiempo. En realidad hoy día no suelo usarlo.

Las notas es importante mandarlas lo más cercano posible a la reunión. Normalmente puedo hacerlo el mismo día o al siguiente. De ese modo todo el mundo tiene copia de la misma, y de ese modo no tengo porque leerla en la reunion siguiente y nadie puede decirte que no sabia nada. En la siguiente reunion si hay modificaciones o matizaciones, pues se hacen, pero en esa reunion hablando de la anterior. Nunca corrijo unas notas tomadas y entregadas, pues sería un caos después.

Comencé por llevar docs individuales pero al poco tiempo se me hizo poco operativo para temas de búsqueda y demás. Opté, y funciona bien, por llevar todas las notas en único doc, una detrás de otra. De ese modo se puede buscar en todas las notas a la vez, están todas juntas, para crear la nueva solo tienes que copia-pegar la anterior y al final se pueden imprimir todas a una al final.

Espero que os sirva como ayuda. Pero lo mejor es que cada uno se agencie su método. Lo importante aquí es tener las notas y que haya algo que ayude a coordinar y gestionar los temas.

Cada maestrillo su librillo. Aunque este modelo ya lo he contrastado en cuatro lugares distintos en este mismo formato y me funciona bien.

Acerca de jesus

Civil Engineer and thinker about the life this and that, here and there and over there.
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