Variaciones de Orden, Un proceso

Aclarar que las variaciones de orden es la denominación para cualquier tipo de modificado o complementario (según terminología española). Comentaré mi experiencia en estos últimos años.

El objetivo como puede entender cualquiera neófito es realizar una modificación en el contrato de ejecución. Ya en mi ultima época en España el proceso que establecí como project (al trabajar en una empresa) era justificar la decisión pero sin la laboriosidad de tener que realizar un proyecto al uso como la administración pide (memoria. planos, pliego y presupuesto comparado). De ese modo también podía explicar, o casi auto explicar, de un modo breve el objeto, origen y coste de la variación que suponía para el proyecto. O sea, mas que nada, era una “justificación” de conceptos (nada técnico por tanto), una memoria muy resumida.

Al llegar a Georgia como gestor de contrato me encontré con un primer modificado empezado a discutir. Toco la tarea de darle una forma un poco coherente y dar un respaldo tecnico-económico a la misma. Todo en hojas Excel generadas al efecto. Mi objetivo era mostrar en dichas hojas de modo desglosado por conceptos generales de discusión la diferencia que conllevaba en dinero para el proyecto. Hasta entonces (se estaba empezando el proceso) todo era un poco disperso, desordenado o sin justificaciones expresas. Para dos o tres temas puede valer, pero cuando empiezas a tener quince o dieciséis… la cosa cambia.

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Cada cliente es un mundo y por tanto hay que intentar adaptarse a él si no se quiere correr el riesgo de que todo el proceso se bloquee por información querida y no presentada. Y de otro lado se trata de trabajar sólo en la información que el cliente quiere. De ese modo y a través de discusiones eternas el proceso se fue puliendo.

Las discusiones se realizaban entre contratista y AT en primera ronda y sucesivas (por lo que podía haber y había diferentes posiciones tanto en precios como en mediciones), pero luego en reunión conjunta con el cliente había que ir discutiendo los diferentes bloques de conceptos (hoja a hoja) y dentro de ellos precio a precio, y medición a medición). Y a veces se llegaba a discutir el diseño en sí mismo, con base en los planos generados. Y entonces se entraba n un circulo infernal de cálculos, recálculos y opciones.

Al poco generé una hoja sumario que resumía el total de la variación presentada por ítem. Allí se reflejaba el monto general de lo que se estaba hablando y la repercusión sobre el contrato. Llegue a definir la variable de cambio de moneda para ir actualizando el cambio cada vez que alguien quisiera, de modo automático y sin tener que volverme loco buscando y cambiando. Y alguna vez hasta otro tipo de porcentajes (como transportes, gastos generales, beneficio,… uf)

screen-shot-2016-11-05-at-22-43-10Cada hoja de justificación y desglose de ítem se añadía, con todas sus tablas de mediciones justificadas y precios nuevos justificados (a veces fotos o imagen de algún plano para que el cliente no se perdiera y todo el mundo tuviera la información referenciada a mano).  Al final eran autenticas sabanas que pesaban un mundo cada una.

El Team Leader acabó por adoptar columnas de comentarios de cada parte por días en columnas a la derecha de cada hoja. En fin… un poco locura. Dejo sin desarrollar el comentario de los LIOS que suponen que mas de una persona trabaje sobre este tipo de hojas excel. ¡VAYA PELIGRO QUE TIENE ESO!

La locura final en esta fase llegaba luego, pues había que “casar” estas “hojas sueltas” en el nuevo presupuesto general y demostrar que la cifra final encajaba. Este proceso era un autentico rompecabezas que había que realizar con cuidadín de no meter la pata y con la seguridad de que todas las formulas en todas partes funcionasen como debía. Lo digo porque uno puede creer que todo era nuevo, precios nuevos, (eso era muy fácil, pues solo era decidir donde colocarlo en el presupuesto, aunque cada presupuesto es un mundo), y no lo era. También había modificaciones de cantidades o de actualizaciones de precio. Un rompecabezas, porque además mientras siempre había cambios de ultima hora porque el cliente lo había pensado mejor en cierta unidad.

Al final, ya para la entrega, el Team Leader elaboraba una memoria de justificación de los cambios que se adosaba por delante. Ojo, que no estoy hablando de una memoria de proyecto ¿ok?. Normalmente 6 paginas todo lo más, incluyendo después todo. Se podría comparar a la memoria general nuestra.

Tocó cambio de cliente dentro del mismo país y aunque las discusiones eran mucho mas sencillas, intenté trasladar el modelo. Aquí la cuestión era que estaban acostumbrados a trabajar con una hoja que ellos llamaban “menos-mas”. O sea: por columnas se trabaja sobre el presupuesto completo, mas incorporaciones(precios nuevos), comparando en cada unidad: original, adiciones, deducciones y cifra final.

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El problema venia cuando se discutían diferentes conceptos y todo se distribuía por toda la hoja. Total: no había modo de seguir la pista a aquello. Tampoco se sabía porque se cambiaba si en alguna unidad coincidía más de un concepto de item. Al final además se acabó fijando un código de colores para resaltar aquellas unidades que realmente tenían algún tipo de incidencia (azul, amarillo y naranja).

ESO, era obligatorio de presentar y firmar, pues era SU modelo. En este caso a mayores había lo que denominan la “nota explicativa” donde se incluía una pequeña parte para la explicación de los cambios (todo en casi nota esquemática, que luego se fue ampliando, porque alguien profano en la materia quería (y tenia que) entender los cambios, aunque siguió siendo casi esquemática).

Fue en la justificación en donde pude aportar esta parte del modelo anterior, pero de un modo mas sencillo. En parte porque el interés era mío por demostrar los cambios hechos y poderles seguir la pista y explicarlos, de modo que cada palo asumiera su vela.

Todo era mas sencillo porque ya no se trataba de contrato FIDIC sino World Bank, y porque los proyectos eran mucho mas sencillos, aunque mucho mas numerosos y variados. Aquí topé con el problema básico de tratar con constructoras locales pequeñas que no sabían generar la información con la prestancia y presencia adecuada. Aunque básicamente se acabo por terminar más o menos el mismo modelo de esquema (anterior comentado) para la presentación de cada item. Se terminaba solucionando siempre en reuniones de discusión vis a vis cliente-contrata y casi de un modo general (a muchos les sonaran estas cosas). Hay que ponerse en la situación de que se estaba hablando con alguien que normalmente no era técnico y al que sólo le preocupaba la cifra final.

En este caso el trabajo venía por las presiones de “contratación” quien es la que iba afinando el proceso para poder documentar todo y no tener problemas en el futuro por sospechas de manejos “extraños”. Es el que poco a poco va perfeccionando el proceso, negociando directamente  con técnicos y contratistas, enlenteciendo procesos o incluso rechazando cosas por no estar suficientemente clarificado.

La única manera de aprender (todos) es poco a poco, sin pausa y acomodándose a cada cultura. Lo demás… no digo que no pueda hacerse más rápido o de otro modo… pero…

Acerca de jesus

Civil Engineer and thinker about the life this and that, here and there and over there.
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