Sobre escribir cartas “técnicas-gestión”

Escribir cartas es un arte. Eso está reconocido. Escribir cartas técnicas o de gestión es pues un arte más especifico aún. En ambos casos se aprende con la práctica, como en todo arte. Y a mayores hay que jugar con la sensibilidad individual de cada uno, como en todo arte.

imagesMe ha venido a la cabeza este tema porque de nuevo, y en otro país, me enfrento al tema de intentar “hacer ver” a gente más joven o novata. Se trata de intentar transmitir experiencia.
El otro día escribiendo una carta que puede acabar no se en dónde (lease “complicadilla”) me salió de corrido un “enough correct tecnicaly”. Tras la traducción al idioma local y por tanto revision de mi carta original me dió por comentar con mi ayudante la “exactitud sentimental” de la apreciación. Le comenté lo que pretendía: quería transmitir que por mí: bueno, que vale, que si… pero que ni lo he ordenado, ni es lo que me gustaría; pero claro, tampoco lo podía decir tan claramente. Su cara fué de “poker total”. A ella le hubiera valido casi cualquier cosa. Supongo que me debió de ver como un “bicho muy raro”.

Que conste que mi experiencia en España no fue muy distinta en estos temas: la gente novata no sabia escribir una carta. Y no hablo de cartas complicadas o de alto riesgo, que las hay. Esas que hay que pensar mucho lo que se dice y midiendo distancias.
Recuerdo un joven jefe de oficina técnica que tuve. Teníamos que pedir a las distintas compañías la afección de servicios afectados que podían existir de verdad. Él reconoció que no sabia hacerlo. Le dije que lo intentara. Cuando terminó la primera carta y la leí me agarré a la silla para no caerme. Poco menos que al dueño del servicio le “exigía” le contestara porque era su “obligación”, y llegaba a comentar algo del proceso de información publica. Vamos que el hombre iba dispuesto a hacer un montón de amigos.

Dicen que uno generalmente llega a escribir cuando ha leído mucho. Y pensando ahora en ello… veo… que no estoy muy de acuerdo en esto. Al menos en este caso SE ESCRIBE POR OBLIGACIÓN. Cuando se llega a ciertos puestos de responsabilidad uno tiene que comenzar a escribir cartas. Y como normalmente nadie te enseña, terminas por aprender a coscorrones con las consecuencias y por sensibilidad personal. Y en mi caso… hasta suelo disfrutar haciéndolo.

Puede que a mi me tirara el monte. Recuerdo que mi primera vez fue una carta resumen de actividad tras tres meses de prácticas en verano en una obra (mi primera obra, que antes ni sabia lo que era eso). El jefe de obra me pidió un resumen de lo que había hecho y me largué cuatro paginas escritas a doble espacio en la vieja maquina de escribir Underwood de mi padre. Año 1990.

Y ya entrando en materia profesional recuerdo la segunda vez, que luego se convirtió en hábito. Mi primer maestro (a la sazón jefe de producción D. Jesus Pradera) me dijo siendo su “novato” casi como primera cosa: “Aquí tienes una agenda… ¡LLEVA UN DIARIO DE OBRA!… images-7escribe todos los días lo que ha pasado… lo necesitarás, fijo”. Y allí que me puse todos los días a escribir en la página del día lo que de importante había habido como si de un cuaderno de bitácora se tratara. Este consejo mas de una vez me sacó de un apuro y no he dejado de recomendarlo. Tenemos mala memoria y muy corta.

Y luego van llegando las cartas. Las cartas para pedir ofertas. Las cartas para pedir información. Las cartas para solicitar permisos. Las cartas para informar de algo. Las cartas para reclamar cosas. Las cartas para remitir algo. Cartas, cartas y más cartas. Alguno creerá que con el e-mail esto está superado… pero lo siento… YO no lo creo. Es más, creo que el e-mail da muchos problemas, pero es una opinion.
Imagino que esos mismos son los que creen o creían que con una visita o una llamada de teléfono todo estaba apañado. Pues lo siento pero no… al final siempre tocará entregar algo de modo más o menos “oficial” (lease “con registro”). Yo no digo que no sea otro modo de funcionar, que funciona, pero al final siempre, SIEMPRE, hay que entregar algo. Ademas las palabras se las lleva el viento y si te he visto no me acuerdo en dónde ni cuando. Yo prefiero ir por la via de en medio y llegado el caso aprovechar la muleta de la carta.

Las cartas, lo que se escribe, tiene el lado bueno: perdura y ahi queda. Pero tiene el lado malo: perdura y ahi queda. OJITO! Ademas uno no sabe dónde diantres puede acabar un escrito tuyo que mandaste hace meses. Lo mismo llega al Consejo de Estado como addenda de una petición mucho mas formal. Casos he visto. Así que mucho vista que con el tiempo uno al leer debe de enterarse de que puñetas estaba hablando y sobretodo que era coherente.

Cuando yo empecé se me enseñó que eran más importantes los papeles que hacer la obra. Era una aclaración por exageración y por posición, está claro. Y también está claro que no se refería solo a cartas: en la gestión hay muchos mas tipos de documentos. Yo no diré que sea cierto 100% pero en mi opinion y experiencia es BASTANTE CIERTO.

Las variables

images-11Y todo esto es importante porque a mi modo de ver aquí surgen importantes variables a tener en cuenta cuando nos enfrentamos a una carta:

  • el destinatario. Yo intento pensar en empatia y ponerme en situacion. No es lo mismo conocer que no conocer (aunque a la postre da lo mismo, pues una carta debe ser impersonal y atemporal) pues eso te permite imaginar mas fácil. Eso me da la pauta pues saldrá el “tonillo” mas o menos formal que se necesita.
  • el objeto. Aqui me refiero al asunto en cuestión. ¿de que queremos hablar? Y hay que intentar ser concreto en la delimitación del campo de juego para no salirse del terreno de juego.
  • el objetivo (que no es lo mismo que el objeto). O sea: ¿Qué queremos que pase? Ese es el objetivo. Cuidado que puede haber uno principal y alguno que otro secundario… a la sombra.
  • la trascendencia o importancia. Esto no hace falta explicarlo creo… no es lo mismo escribir una carta para pedir ofertas en primera andanada que estar rechazando un material caro que ha llegado.
  • la previsible longevidad del dichoso papel (uno nunca sabe las vueltas que da esto). Y lo curioso de esto es que nunca sabes que carta puede ser l que mas vueltas de y mas se fotocopie. No se tiene ni idea. Aunque eso uno se lo sospecha al menos en posibilidad y se suele afinar más.

¿qué decir?

Y luego hay que saber lo que hay que decir, claro está. Y ya siguiendo con el dicho jesuita que me enseñó un profesor mio de financiera (si, de financiera… que aunque hablaba de presentar proyectos de negocios, vale igual)… luego saberlo decir… y NO decir nada más.

Respecto a estos tres puntos a mi modo de ver el primero es el más importante. Teniendo claro lo que hay que decir, si se piensa “antes” un poco (o un mucho), las cosas van fuidas, salen como solas (cuando se tiene un poquito de práctica, pero muy poco eh!). Sólo he utilizado guiones o incluso pequeños mapas mentales, en cuestiones largas (al menos que yo recuerde). Pero esto es otro tema.

El saberlo decir se refiere al “cómo”, Pongamos que hablamos de estilo… yo me eduqué de niño leyendo a Jules Verne (purita acción normalmente vendida por entregas o en corto por lo que había que enganchar) y viendo pelis de acción. Luego me topé con textos americanos que iban de esto… y allí vi la famosa regla de párrafos cortos (no mas de cinco, seis lineas) y estilo “normal”. No digo que sea como hablado, pero huyendo de florituras.

Aunque para mi ese “cómo”va más con el sentimiento que se genera, que con el estilo en sí mismo. Aunque todo cuenta, claro está. Todo escrito genera un sentimiento en el que lo lee. Y como si fuera una presentación personal hay que saber llevar de la mano en el tema sin ir levantando ampollas innecesariamente (salvo que sea un objetivo). Toda carta genera un sentimiento desde su mismo principio y puede que hasta incluso antes de ello sin mas que ver tipografía, logo, remitente,…

images-10El tercer punto se refiere a que yo creo, y tengo asumido, que no hay que adornarse con cosas que no vienen a cuento o que significan demasiada información. Pulir y podar. Al grano dando la información pertinente, y nada mas. A menos que se tenga un objetivo secundario con la carta (que también es posible). Es más fácil en un carta que en una charla porque tenemos controlado lo que escribimos, aunque no sabemos cuándo y cómo se leerá. Hoy en día el ordenador ayuda mucho en esto de rehacer porque antes no era ni mucho menos así. Retocar una carta significaba escribirla de nuevo.

Pues y con todo esto ¿qué? Al final siempre tocará enfrentarse con el papel en blanco. Insisto que teniendo las cosas claras, se transmite claridad de ideas y eso en estos casos cuenta y mucho. Claridad en el hilo argumentativo, en los datos que se dan, en las conclusiones, en lo que se quiere transmitir. Claridad. Ritmo. Hilación. Algo así como… si no sabes escribirlo con claridad es que no sabes de verdad de lo que estas hablando.

Estructura de una carta

A mi me sirvió aquello que estudiamos de niños: Presentación, trama, nudo y desenlace. Aunque un poco adaptado. A mi me funciona y me sale casi de corrido ya sin pensar: Presentación, descripción del asunto, conclusion y despedida.

Presentación

Aqui no me refiero a “¡Hola! Me llamo Rodrigo Pérez”. Me refiero a que hay que presentarse adecuadamente para poner las cosas en su sitio. En nombre de quien se escribe, cuales son los poderes, y si es preciso una breve descripción. Pero que todo sea pertinente. ok?. No siempre se requiere el mismo tipo de presentación.

Para entendernos… una en la que se pide algo a la administración por ejemplo. Se puede empezar diciendo: Construcciones Moldavia S.A. es la adjudicataria de las obras de ampliación del molino de avena en el municipio de Transmontaña (Tierra Media), según contrato con el Ministerio de Aviacion en fecha 23 de Brumario de 1802.

Si la carta es al cliente, al que presumiblemente ya le habremos mandado unas cuantas, pues digo yo que no haga falta presentarse. Es muy obvio. Siempre y cuando el cliente sepa identificar que la carta es “nuestra”, que es por nuestra “relación” habitual y que es por uno de los “temas” normales. Si no es así, pues yo me lo pensaría un poco. Lo digo porque los temas “especiales” requieren cierta “distancia” que la presentación, al hacerse, declara.

Descripción del asunto

images-8Aqui se entra en materia. Puede repetirse el mismo esquema general si se quiere, pero normalmente no hará falta. Este es el meollo del asunto. Se cuenta lo que pasa. Aquí de nuevo se trata de ser pertinentes, expositivos y coherentes.

Con ello me refiero a que si se esta pidiendo una ocupación temporal en una parcela publica para el acopio de una obra, yo creo que no tiene mucho sentido describir que es concretamente para “las 4.244 piezas de 1425,34 Kg de dimensiones XxYxZ cada una para el revestimiento del interior del túnel excavado con máquina fabricada expresamente en Alemania por la empresa. Sie…”

Pero estaria bien decir para que quieres la extracción del material de una finca, el volumen que piensas sacar, el volumen total aproximado que necesitas para comparar y las características del material (esto ultimo sin pasarse de listos).

Conclusion

Bueno pues la conclusion a mi me gusta dejarla clarita (si ya se que a veces no es posible, jo!). Exponer lo que queremos que pase. Todo ello con los breves matices que se quiera. Puede parecer fácil y lo es si se tiene claro.

Despedida

images-3Puede sonar raro y protocalario. Pero forma parte de la carta. Creo que ya no se estila de eso de “queda a sus pies, Dios le guarde muchos años”. Pero tampoco nos pasemos de amistosos. Despedirse, pues habrá que despedirse. Eso es todo. “atentamente… ” tracatrá!!. (otro día hablaremos de ESO de la FIRMA!!)

Otras pequeñas anotaciones

Si el tema tiene enjundia la idea de Lincoln vale mucho. Dejar descansar la carta en un cajon un día. Y luego ver de nuevo que nos parece. Se ven muchas cosas al leerla así en frío, sobretodo el sentimiento que generan. A mi me pasa más con los apuntes del diario cuando los lees al cabo de cierto tiempo. Te das cuenta de que faltan cosas, o sencillamente no sabes que estabas diciendo. Pero con las cartas también, sobretodo si son “importantes”.

Otra cuestión. A veces es bueno avisar que vas a mandar algo. Lo tengas escrito o no. Una llamada de teléfono o una visita (depende de la importancia) te servirá para aclarar tus ideas, saber que opina el destinatario e incluso medir las consecuencias. O puede que hasta mas… puede que sea interesante mandarla por email (antes estaba el fax, ¡dichoso fax!) para, a modo de borrador, ver de cierto la reacción y luego corregir ligeramente el tiro si hace falta. Se pueden decir las mismas cosas de distintas maneras (algunos lo llaman “política”, otros “educación”)

Ya para terminar decir que soy muy celoso con “mis” cartas. Muchas de ellas me gusta escribirlas por mi mismo. Sobretodo hablo de las cartas “complicadillas”. Todos somos un mundo y no vemos las cosas del mismo modo, ni tenemos la misma consciencia del tema, ni nos expresamos igual. Si la responsabilidad es mía prefiero tener controlado ese riesgo. Tardo menos en escribir que en corregir lo que otro ha hecho. Así que intento que la gente aprenda a escribir cartas yendo de lo sencillo a lo complicado. Todo llega.

Espero que sirva de ayuda a alguno. Es mi experiencia.

Acerca de jesus

Civil Engineer and thinker about the life this and that, here and there and over there.
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